BẢNG PHÂN CÔNG CHI TIẾT NHIỆM VỤ
CỦA CÁC CHỨC DANH TRONG BAN TRỊ SỰ
HỘI QUÁN HẢI NAM NINH HOÀ

1. HỘI TRƯỞNG:

Thay mặt Hội để làm những công tác quan hệ ngoại giao với các bang hội khác và các cấp chính quyền sở tại và chăm lo công tác nội bộ.

2. PHÓ HỘI TRƯỞNG ĐỐI NGOẠI:

Được quyền thay mặt Hội trưởng và Ban Trị Sự Hội Quán quan hệ với các cấp chánh quyền và các Hội Quán bạn, sau đó thông tin và phổ biến kịp thời cho BTS Hội Quán bàn bạc giải quyết nếu xét thấy cần thiết.

3. PHÓ HỘI TRƯỞNG ĐỐI NỘI:

        Thay mặt Hội Quán quản lý các cơ sở vật chất cũng như tài sản trong phạm vi Hội Quán. Được quyền đề xuất khiển trách hoặc tuyên dương các tổ chức khác trong Hội Quán. Thay mặt Hội Quán giải quyết các vấn đề tranh chấp nội bộ, tạo sự bình ổn, êm ấm trong Hội Quán Hải Nam.

4. PHÓ HỘI TRƯỞNG THƯỜNG TRỰC:

        Thay mặt Hội Trưởng thường xuyên kiểm tra tình hình chung trong Hội Quán (đối ngoại cũng như đối nội). Khi có hữu sự phải kịp thời thông báo ngay cho Ban Trị Sự và có quyền triệu tập Ban Trị Sự họp bất thường trong các vấn đề cần lấy ý kiến của tập thể gấp để đưa ra phương cách ứng phó tình huống khẩn cấp, nếu lúc đó Hội Trưởng không thể dự họp được và đương nhiên phải được sự uỷ nhiệm của Ông Hội Trưởng.

5. BAN GIÁM SÁT:

        Thay mặt Hội Quán quản lý một cách chặt chẽ và trực tiếp về sổ sách: gồm tài sản và các công trình đang thi công hoặc mua sắm nếu có. Giám sát các hoạt động của các tổ làm việc trong các ngày Lễ, Vía. Đôn đốc nhắc nhở, tìm các phương pháp hay trong vấn đề tổ chức để các tổ làm việc ngày càng bài bản, và chuyên nghiệp hơn nhằm đem lại sự trật tự và trang nghiêm trong Hội Quán.

6. TÀI CHÍNH:

        Tài chính thứ nhất: (kế toán kiêm thủ quỹ)

Lưu trữ toàn bộ sổ sách thu chi kiêm thủ quỹ của Hội Quán. Có trách nhiệm báo cáo tài chính 02 lần trong một năm, vào ngày 24/6/ và 13/giêng Âm lịch hàng năm. Được chi với số tiền lớn khi đã được sự đồng ý của Hội trưởng và Ban Giám Sát.

Tài chính thứ hai:

Phụ việc cho tài chính thứ nhất, được tạm ứng 3.000.000 (Ba triệu đồng) từ tài chính thứ nhất để chi các khoản mua sắm linh tinh. Sau 03 tháng báo cáo tình hình chi, số tiền còn tồn và được nhận lại số tiền bù vào cho đủ 3.000.000đ.

7. BAN THƯ KÝ:

        Ghi chép đầy đủ các sự việc diễn ra trong Hội Quán hàng năm, dịch giải các văn bản, bia đá, hoành phi ……. Bằng tiếng Hoa ra tiếng Việt. Soạn nội dung các thư mời, thiệp mời và trả lời các thư mời, thiệp mời bằng tiếng Hoa.

8. TỔNG PHỤ TRÁCH NAM, NỮ THANH NIÊN:

Trực tiếp quản lý bộ phận Nam, Nữ Thanh Niên trong Hội Quán, chăm lo đến việc sinh hoạt vui chơi cũng như phân công trách nhiệm khi Hội Quán cần đến lực lượng này trong các dịp Lễ, Vía hoặc những việc đột xuất khác. Thay mặt Nam, Nữ thanh niên trong Hội Quán báo lên Ban Trị Sự những tâm tư nguyện vọng của lực lượng này để Hội Quán kịp thời xem xét và đáp ứng nếu thấy hợp lý. Thanh Niên là lực lượng kế thừa của Hội Quán nên người Tổng phụ trách phải bám sát và kịp thời phân giải các xung đột có thể xảy ra hoặc đang xảy ra nhằm bảo đảm cho lực lượng thanh niên có tinh thần đoàn kết cao và hướng về Hội Quán.

9. BAN NGHI LỄ:

        Chăm lo, thống kê và hệ thống hóa các nghi thức cúng bái trong Hội Quán. Trang trí, sắp xếp, ghi chép lại các vật lễ tế và chịu trách nhiệm truyền đạt lại cho người Trực Lý hàng năm. Kiểm tra nhắc nhở Hương công trong việc nhang khói cho Ông Bà và các vị Tiền hiền của Hội Quán..

10. CÁC ỦY VIÊN:

Phụ giúp tất cả các công việc cho Hội Quán, bổ khuyết vào những vị trí thiếu vắng đột xuất trong Ban Trị Sự. Đóng góp ý kiến xây dựng trong các cuộc họp thường kỳ cũng như đột xuất. Tham gia công việc một cách tích cực và có trách nhiệm khi được tập thể giao.

QUY ĐỊNH CHUNG

Tuyệt đối tin tưởng tập thể và tận tâm tận lực vì cộng đồng. Tất cả thành viên trong Ban Trị Sự tuyệt đối không được lợi dụng chuyện chung của Hội Quán để trục lợi cá nhân.

                                         TM.BTS Hội Quán Hải Nam Ninh Hòa

                                                   Trưởng Bang Hải Nam

                                                              Hình Kiết